الهدف العام للبرنامج التدريبي :

تهدف هذه الدورة الى اعداد علمي وعملي للعاملين في مجال إدارة المكاتب واعمال السكرتارية الالكترونية وتنمية مهاراتهم وقدراتهم في فهم طبيعة اعمال السكرتارية وما هي المتطلبات والواجبات الرئيسية للعاملين بالسكرتارية وتزويدهم بالمعارف الأساسية في إدارة الاعمال المكتبية إضافة إلى الاستفادة من التقنيات الحديثة والتي تجعل منهم مديري مكاتب ناجحين ومحترفين على اقل تقدير .

الأهداف التفصيلية للبرنامج التدريبي :

بنهاية هذا البرنامج التدريبي نتوقع أن المشاركون قد حققوا النتائج الآتية ( بمشيئة الله )

1- تنمية مفاهيم السكرتارية الالكترونية .

2- إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة .

3- القدرة على تنظيم اجتماعات المدير .

4- القدرة على تنظيم سفريات المدير .

5- القدرة على تنظيم مقابلات زوار المدير .

6- كتابة المراسلات وتداولها بكفاءة .

7- تداول وسائل الاتصال الكتابي بكفاءة .

8- تنظيم محفوظات مكتب المدير .

9- البرامج الالكترونية الهامة واللازمة لكل سكرتير .

الفئة المستهدفة :

• للراغبين في تنمية مهارات العمل السكرتاري  .
• للعاملين في القطاع الحكومي والخاص ويرغبون بتطوير ذواتهم .
• للمهتمين بمجال إدارة المكاتب .
• للمدراء ومن يعمل في القطاع الإلكتروني .

المدة :

• 5 أيام تدريبية بواقع 5 ساعات لليوم بإجمالي (25) ساعة تدريبية

محتويات الدورة ( باختصار) :

الوحدة الأولى :

• مفهوم السكرتارية
• أهمية السكرتارية
• أنواع السكرتارية
• صفات السكرتير الناجح
• المهارات الواجب توافرها في السكرتير
• الأسس العامة لنجاح السكرتير
• مهام السكرتارية الخاصة
• تطبيقات

• مفهوم الاتصالات الهاتفية
• قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي
• الاتصالات الهاتفية الواردة
• الاتصالات الهاتفية الصادرة
• البرامج التي يتم استخدامها في تدوين المكالمات وعمل مذكرة للهاتف
• تطبيقات

الوحدة الثانية :

• مفهوم الاجتماع
• مقومات نجاح الاجتماعات
• القدرات والمهارات اللازمة التي يحتاجها السكرتير
• أنواع الاجتماعات
• دور السكرتير في تنظيم الاجتماعات
• نموذج دعوة للاجتماع
• نموذج لجدول أعمال الاجتماع

• محضر اجتماع
• دور السكرتير بعد نهاية الاجتماع
• البرامج المستخدمة في تنظيم الاجتماعات
• إعداد العروض التقديمية للعرض في الاجتماع
• محتويات العرض
• ملاحظات حول إعداد الشرائح
• مهارات إلقاء العرض
• تمرين على إلقاء العرض
• تطبيقات

الوحدة الثالثة :

• أهمية سفريات المدير
• كيفية الإعداد لسفر المدير
• تحديد مهام وواجبات السكرتير لتنظيم  سفريات المدير
• تطبيقات
• مفهوم تنظيم مقابلات المدير
• أهمية تنظيم مقابلات المدير
• العوامل التي يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات والزيارات
• استقبال الزائرين
• أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم
• تطبيقات

الوحدة الرابعة :

• الاتصال الكتابي
• أنواع الاتصال الكتابي
• تطبيقات
• تداول وسائل الاتصال الكتابي بكفاءة
• إجراءات البريد الوارد
• إجراءات البريد الصادر
• تطبيقات

الوحدة الخامسة :

• مفهوم المحفوظات
• أهمية المحفوظات
• أنواع المحفوظات
• عمليات التنظيم الفني للمحفوظات
• أسس الحفظ
• تطبيقات
• Microsoft Outlook
• Skype